Comunicazione alla Banca Dati F-GAS: i 30 giorni da non sbagliare

L'adempimento che sfugge più spesso

Quando si parla di obblighi F-GAS l'attenzione va quasi sempre su due cose: i patentini dei tecnici e le scadenze dei controlli delle perdite. Sono importanti, ma non sono quelle che generano il maggior numero di contestazioni evitabili. La contestazione evitabile è un'altra: l'intervento è stato eseguito correttamente, il rapporto è compilato, il tecnico è certificato — e la comunicazione alla Banca Dati è partita il quarantesimo giorno.

Il termine è di 30 giorni dalla data dell'intervento (art. 16, DPR 146/2018). Non 30 giorni dalla fine del mese, non 30 giorni dalla fattura: 30 giorni da quando il tecnico ha chiuso il lavoro sull'impianto.

Da quando decorrono i 30 giorni

Dalla data di esecuzione. È il punto che crea più confusione, perché è l'unico adempimento F-GAS che non ha una scadenza di calendario fissa: ogni intervento porta con sé la propria. Un'azienda che chiude quaranta interventi al mese non ha una scadenza da ricordare, ne ha quaranta, tutte diverse e tutte in movimento.

È una differenza sostanziale rispetto alla dichiarazione annuale, che si presenta entro il 31 maggio e riepiloga le quantità di gas acquistate, utilizzate, recuperate e smaltite nell'anno precedente. Le due cose convivono: la dichiarazione annuale non sostituisce le comunicazioni dei singoli interventi.

Cosa si comunica

La comunicazione riguarda gli interventi su apparecchiature e impianti contenenti gas fluorurati: installazione, manutenzione, riparazione, controllo delle perdite, smantellamento e recupero del refrigerante. I dati richiesti sono sempre gli stessi:

• identificazione dell'impianto o dell'apparecchiatura su cui si è intervenuti;
• data e tipo di intervento eseguito;
• tipo di gas refrigerante e quantità aggiunta, recuperata o smaltita;
• impresa certificata e tecnico che ha eseguito il lavoro.

Cosa si rischia

La comunicazione omessa o trasmessa oltre il termine è sanzionata, con un importo che va da 1.000 a 15.000 euro. Non è la sanzione più alta del quadro F-GAS — il mancato controllo periodico della tenuta può arrivare a cifre molto superiori — ma è la più facile da prendere, perché non richiede alcun errore tecnico: basta la distrazione di qualche settimana.

In caso di contestazione, poi, la documentazione dell'intervento è l'unica difesa disponibile, e serve a entrambe le parti: all'operatore proprietario dell'impianto e all'impresa che ha eseguito il lavoro.

Come organizzare il lavoro per non sforare

Tre accorgimenti che nella pratica risolvono il problema alla radice.

• Non contare i giorni a mano. Un elenco di interventi con i giorni residui accanto a ciascuno è più utile di qualsiasi promemoria in calendario, proprio perché la scadenza è diversa per ogni riga.
• Chiudi il rapportino sul campo, non in ufficio. Ogni giorno che passa tra l'intervento e la compilazione è un giorno tolto ai 30 — e i dati ricostruiti a memoria sono quelli che poi non tornano.
• Comunica a lotti regolari, non quando te ne ricordi. Un appuntamento fisso settimanale con la Banca Dati, sempre lo stesso giorno, tiene il ritardo massimo sotto i sette giorni indipendentemente da quanti interventi hai chiuso.

Come lo gestisce MainFlow

In MainFlow i dati F-GAS si inseriscono una volta sola, nell'app, mentre il tecnico è davanti all'impianto. Da desktop si scarica il file con le movimentazioni da comunicare — può contenerne più di una — e si importa nella Banca Dati: nessun dato da riscrivere, l'unico passaggio manuale è l'import. Dopo l'import l'intervento passa allo stato comunicato; quando arriva l'approvazione lo stato si aggiorna da sé, perché MainFlow legge la mail con il certificato e lo rende scaricabile dalla piattaforma.

Nel frattempo, per ogni intervento, i giorni che restano sono sotto gli occhi di tutti. Che è l'unica cosa che serve davvero.